Klauzula informacyjna RODO

Niniejsza klauzula informacyjna została przygotowana na potrzeby procesu rejestracji uczestników na wydarzenie organizowane dla sieci dealerskiej Toyota i Lexus. Dokument ma charakter roboczy i powinien zostać zweryfikowany oraz zaakceptowany przez dział prawny Klienta przed publikacją na stronie rejestracyjnej.

1. Administrator danych osobowych

   Administratorem danych osobowych podanych w formularzu rejestracyjnym jest Whitesand Zaręba sp.k. z siedzibą w Warszawie, ul. Promenada 1/3 lok.11 00-778 („Administrator”).W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@whitesand.pl

2. Cel przetwarzania danych osobowych

   Dane osobowe uczestników są przetwarzane w celu:

   • przeprowadzenia procesu rejestracji na wydarzenie,
   • organizacji i obsługi udziału w wydarzeniu,
   • kontaktu w sprawach organizacyjnych przed, w trakcie i po wydarzeniu,
   • zapewnienia logistyki uczestnictwa, w tym zakwaterowania, transportu, identyfikacji uczestników oraz realizacji świadczeń związanych z udziałem w wydarzeniu,
   • archiwizacji dokumentacji związanej z organizacją wydarzenia,
   • ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Zakres danych

   Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane podane dobrowolnie przez uczestnika w formularzu rejestracyjnym, w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane dotyczące preferencji zakwaterowania, transportu oraz inne informacje niezbędne do organizacji udziału w wydarzeniu.

4. Podstawa prawna przetwarzania

   Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji wydarzenia, zapewnieniu sprawnej komunikacji oraz obsłudze uczestników,
   • a w przypadku danych przekazanych dobrowolnie w dodatkowym zakresie lub danych szczególnych kategorii – odpowiednio zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO), jeżeli będzie wymagana.
5. Odbiorcy danych

   Odbiorcami danych mogą być podmioty wspierające Administratora w organizacji wydarzenia, w szczególności:

   • agencja eventowa odpowiedzialna za organizację wydarzenia,
   • dostawcy systemu rejestracji,
   • podmioty świadczące usługi IT, hostingowe i mailingowe,
   • hotel / obiekt eventowy,
   • przewoźnicy lub partnerzy logistyczni,
   • podwykonawcy realizujący obsługę wydarzenia,
   • podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
6. Okres przechowywania danych

   Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wydarzenia oraz rozliczenia i archiwizacji dokumentacji związanej z jego organizacją, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

7. Dobrowolność podania danych

   Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do dokonania rejestracji i udziału w wydarzeniu.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

   Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

   • dostępu do danych,
   • sprostowania danych,
   • usunięcia danych,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
   • przenoszenia danych (jeżeli ma zastosowanie),
   • cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

   Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, chyba że Administrator poinformuje o tym odrębnie.

10. Uwagi organizacyjne

    Rekomenduje się, aby administratorem danych osobowych pozostawał Klient, natomiast agencja eventowa oraz dostawca systemu rejestracji działali jako podmioty przetwarzające na podstawie odrębnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.